7 razones para cambiar de Sistema de Contabilidad en tu Despacho Contable


Por lo regular los despachos contables o contadores públicos, trabajan con un solo servicio o software contable durante el ejercicio, aunque no les agrade su manejo, interfaz o alcance de este.

Pero lo que no se considera es la perdida de tiempo y posible perdida de información al no contar con un buen sistema de contabilidad.

Razones de peso para cambiar mi sistema de contabilidad

A continuación, menciono solo algunas de las razones que considero como de peso para empezar a buscar una nueva forma de elaborar mi o mis contabilidades (despachos contables).

1 Contabilidad segmentada por tipo de contribuyente

Las obligaciones fiscales aplican de diferente forma a cada tipo de contribuyente en México, por ejemplo, algunos impuestos solo aplican a determinadas actividades o no todos están obligados a emitir nominas.

Basados en esta idea, tu sistema contable debe considerar las características de tus clientes y ofrecer un servicio dirigido a los diferentes regímenes fiscales:

  • Persona Física Actividad Empresarial
  • PF Servicios Profesionales
  • Arrendamiento
  • Médicos
  • Régimen de Incorporación Fiscal
  • Persona Moral del Régimen General
  • Régimen de Flujo de Efectivo y AGAPES
  • Sociedad por Acciones Simplificada o SAS

2 Sincronización con el SAT de XML´s emitidos y recibidos

Al decir sincronización, no solo me refiero a poder cargar en tu sistema contable los CFDI´s emitidos y recibidos, también tu sistema contable debe de ser capaz de mantener comunicación con la pagina del SAT para descargarlos directamente, sin tener que acceder a la pagina del SAT.

Elige un servicio de contabilidad que considere los CFDI de ingresos, egresos, nominas e incluso los de pago (recibos electrónicos de pagos).

Esto es posible solo en algunos sistemas contables, pero existen otros que van mas haya de solo cargar los XML´s, ya que también pueden asignarle un tipo de gasto a los CFDI´s de egresos y considerar un CFDI de ingresos para el calculo de impuestos a enterar al SAT.

3 Calculo de impuestos y formatos de pagos referenciados

No estaría de mas que tu sistema contable te calcule TODOS los impuestos a los que estas obligado como contribuyente, considerando que ya tiene toda la información en su base de datos.

Como un extra debería también darte una hoja de ayuda para la captura del pago referenciado con los mismos campos de la pagina del SAT en la sección de declaraciones y pagos.

4 Control de activos fijos

Si el control de activos fijos aun lo llevas en hojas de Excel, es momento de buscar otra opción. Los CFDI de egresos contienen los conceptos y el proveedor que lo emitió, si por ejemplo realizas la compra de un equipo de computo y este se refleja en tu CFDI, lo mas fácil es decirle a tu sistema contable que lo contabilice como un activo fijo, para que acredite el IVA y deprecie de forma mensual tu activo (sin que lo hagas a mano).

5 Generación de la DIOT y Contabilidad Electrónica

La declaración informativa de operaciones con terceros (DIOT) se basa en lo que contabilizas y determinas como pagado en el mes que se trate, también la contabilidad electrónica considera todas las pólizas que capturaste, por lo que hacer por fuera tu archivo .txt de la DIOT o los XML´s de la Contabilidad Electrónica son defectos inaceptables de tu sistema de contabilidad.

6 Contabilidad en la nube

Si aun crees que tu contabilidad o contabilidades están mas a salvo en tu computadora, te invito a reflexionar un poco este punto. ¿Si un día llegara a fallar tu equipo de computo, como recuperarías toda la información?

Basado en las posibles respuestas te comento que:

  • Si recuperaras la información de respaldos, tendrías que volver a capturar la información que se capturo después del mismo, teniendo así alta probabilidad de diferencias contra lo reportado en el SAT.
  • El realizar respaldos diarios también puede ser contraproducente, no solo por la cantidad de información almacenada en tu equipo de computo, sino por el tiempo perdido en realizar esta tarea.
  • Si vuelves a instalar tu software contable, es probable que te cobren de nuevo la activación o una cuota de recuperación por el servicio.

7 Sistema contable caro y robusto

Al adquirir un sistema contable caro, el usuario se podrá imaginar que este resolverá todos sus problemas con la elaboración de la contabilidad. Pero en muchas ocasiones los sistemas contables cuentan con opciones de configuración, reportes o pasos en el registro de las pólizas que muchas veces el contribuyente no necesita.

Comentarios finales

Si ya llegaste hasta aquí es porque tu sistema contable no te convence del todo o solo quieres saber por curiosidad ¿Qué sistema de contabilidad en línea si ofrece todo esto?

Si te dijera que puedes evitar todo el riesgo de perdida de información, trabajar desde donde sea, pero sobre todo contar con un sistema de contabilidad en línea que hace todo lo que mencione en las razones para cambiar de sistema contable ¿Le darías la oportunidad?

Si es así, solo llena el siguiente formulario, para registrarte de forma gratuita:

¡Te aseguro que es la mejor decisión que tendrás en este ejercicio fiscal y los que vienen!

Nuestra labor es compartir experiencia en el ámbito contable, fiscal y de seguridad social, con el fin de promover la Cultura Contable en México.

Esperamos les sea de utilidad la información aquí publicada.

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