5 Herramientas para ser un Contador Público sin morir en el intento o de aburrimiento


Desde que decidí que iba a estudiar para ser Contador Público, nunca se me ha venido a la mente que es una carrera aburrida. Pero es porque no he dejado que la aburrición se haga presente, tengo que agradecer en parte el SAT, IMSS e Infonavit; con tantos cambios en las disposiciones fiscales y de seguridad social.

Todos los días me levanto buscando los cambios que le hicieron a las leyes del ISR, IVA, IETU o a la Resolución Miscelánea Fiscal.

En 2004 entre a formar parte de un despacho contable donde disfruté muchísimo aprendiendo de las diferentes actividades que se realizan. Hasta disfrutaba las idas a realizar trámites engorrosos al IMSS, SAT, Infonavit o Secretaria de Finanzas.

También me gustó mucho el conocer a muchos clientes, dando mi mejor esfuerzo para demostrar porque necesitaban de nuestros servicios.

Llegue a desempeñar diferentes papeles dentro del Despacho Contable, llegue a realizar actividades con las que un Contador podría molestarse; por ejemplo el ser el encargado de sistemas de la oficina. Esta fue la mejor tarea que pude tener, ya que desde siempre me han gustado las computadoras y ahora estaba siendo combinada con mi carrera.

La verdad no tuve tiempo de aburrirme, ya que estudiaba, trabajaba y vivía muy lejos de cada punto, así que no podía detenerme a pensar en lo tedioso que puede llegar a ser la Contabilidad. El poco tiempo que me quedaba lo utilizaba para frenar un poco el trajín del día a día y no hacer absolutamente nada que tuviera que ver con contabilidad.

Tomando en cuenta lo anterior y aunado que me gusta mucho buscar la forma de realizar mi trabajo en el menor tiempo posible, eso sí, sin dejar de lado el resultado. Me he dado a la tarea de buscar en diferentes ramas de la productividad, atajos para lograr la realización personal, utilizando herramientas que me ayuden como Contador Público a realizar mi trabajo de una forma más divertida.

A continuación, les dejo lo que hasta hoy he aplicado para ser un Contador Público y no morir en el intento (o de aburrimiento):

Regla del 80/20 con los clientes

En el despacho donde trabajaba tenía aproximadamente 10 clientes, de los cuales solo 2 representa el 80% de los ingresos que generaba. Ya después descubrí que a eso se le llama el principio de Pareto. También conocida como la regla del 80/20, no es más que sacar una estadística con todos los clientes que tengas y poner cuánto ingreso recibes de ellos, el resultado por lo regular es que el 20% de tus clientes representan el 80% de tus ingresos; por lo tanto es recomendable buscar mas clientes que se le parezca a ese 20%.

Con esto no quiero decir que de buenas a primeras dejes de atender al 80% restante de clientes que cuentan con tus servicios, solo es un termómetro de cuáles son los clientes que necesitas. Porque esta misma regla se aplica al tiempo que se le dedica a cada uno de ellos.

El 80% de tu tiempo te lo quita el 20% de tus clientes, por lo tanto, debes cerciorarte que ese 20% de los clientes formen parte de los que generan el 80% de tu ingreso.

Pomodoro para Contadores (enfócate en lo que haces)

Hace unos 3 años descubrí la técnica Pomodoro, que fue desarrollada por Francesco Cirillo a fines de los años 1980. Este personaje utilizaba un reloj de cocina, que por lo regular tienen forma de tomate (pomodoro en italiano).

Esta técnica consiste básicamente en tomar un cronómetro y medir lapsos de 15 a 20 minutos, los cuales vas utilizar para realizar una sola tarea. Por ejemplo, puedes trabajar enfocado durante 15 minutos, descansar 5 minutos y después de 4 ciclos descansar 15 minutos.

Vas a enfocarte en capturar, leer, atender, llamar o lo que sea que tengas que hacer para que tu trabajo se realice.

Esta técnica la aplique exitosamente solo en tareas que requieren de una alta concentración, los resultados fueron sorprendentes desde el primer momento que la utilice. No salía tarde del trabajo, los días de cierre eran muy similares a cualquier otro y sobre todo me permitió tener más tiempo para otros proyectos.

Para lograrlo no me tuve que llevar el reloj pomodoro a mi trabajo, aunque ahora que tengo mi oficina tengo uno especial. Lo que utilice en un principio fue una aplicación para iphone que se llama Befocused, esta en versión gratuita y de paga. Con la version gratuita es más que suficiente, pero me gustó tanto que pague por la Pro solo a manera de agradecimiento al desarrollador.

Compré varios en Amazon y los distribui en la oficina para cuando necesiten realizar tareas que exigen mucha concentración.

Getting things done (Resolviendo las cosas)

Get the things done (GTD) es una metodología (patentada), que hace que realices lo que te propongas. Es una metodología muy elaborada y algo difícil de explicar en un artículo tan corto. Pero te puedo decir que si la aplicas correctamente, podrás lograr en menos tiempo cualquier proyecto a corto o largo plazo.

Si de todas formas vas a hacer algo, pues hazlo ahora y hazlo bien.

Todo mundo sabe que las tareas de los contadores llegan a ser tediosas, por el simple hecho que son repetitivas. Cada mes se pagan impuestos, se elabora la contabilidad, se elabora la declaración anual, etc. Pero no es necesario que todos los días estés pensando en que no se te tiene que pasar realizar acciones que te lleven a cumplir con tu trabajo, para eso existen herramientas que utilizan la metodología GTD.

Yo utilizo una aplicación sencilla pero poderosa llamada Omnifocus, tanto en el iphone como en mac. Te invito a no solo aplicar esta metodología como Contador Público, también puedes hacerlas trascender a los demás aspectos de tu vida (economía, relaciones familiares, proyectos personales, etc).

Metas diarias (resolver pendientes)

No soy muy fan de utilizar agenda para definir qué día y hora voy a atender cada pendiente, el motivo es que considero que mi día se vuelve muy cuadrado y monótono. En cambio, desde que descubrí que puedo fijarme tareas diarias, note un incremento en mi motivación y productividad.

Justo antes de salir de la oficina, le dedico 5 minutos a escribir las acciones que tengo que realizar el dia siguiente. En un principio utilizaba un block común y corriente, pero como sé que es un hábito que llegó para quedarse; mande a hacer mis propios blocks :)

Con esta sencilla herramienta no se te escapara ningún pendiente que llegaras a apuntar.

Caja de Eisenhower (¿es muy urgente?)

Por último pero no menos importante, es la Caja de Eisenhower. Se llama así porque el presidente número 34 de Estados Unidos Dwight D. Eisenhower utilizaba la siguiente matriz para mantener su productividad al máximo.

La Caja de Eisenhower es una herramienta de toma de decisiones simples, la utilizaba para dedicarle tiempo a las cosas importantes y urgentes. Esto trae por consecuencia el aumento de los buenos resultados en la productividad de las personas que la utilizan.

En cualquier profesión existen tareas las cuales se pueden clasificar para definir cuál es la más importante y que se tiene que resolver de inmediato. En esta ocasión dejare ejemplos de la clasificación de las tareas y basados en la caja de Eisenhower (imagen anterior), el Contador Público debe tomar la acción correspondiente.

  • Importante y Urgente: Fechas límite, Atención de requerimientos de la autoridad, Crisis.
  • Importante y No Urgente: Atender Correos electrónicos, Pagos Provisionales, Contabilidad.
  • No Importante y Urgente: Interrupciones, Juntas o Reuniones.
  • No Importante y No Urgente: Redes Sociales, Grupos de Whatsapp.

Esas son las actividades por cuadrante que considero, basado en esto trato de tomar mis decisiones y así poder tener una productividad elevada. Cada quien debe considerar cuales son las actividades urgentes e importantes, para después ubicarlas en el cuadrante correcto.

Conclusión:

Si aún no has aplicado ninguna de estas herramientas, te invito a que empieces con una sola y la vuelvas un hábito. Ya que si te propones a realizar todas al mismo tiempo, lo más probable es que lo sientas algo pesado de llevar y termines por dejar de aplicarlas. Te comento esto porque a mí me pasa seguido con otros hábitos que aún no he podido superar, como la de hacer ejercicio constantemente o simplemente el hábito de dormir 8 horas.

Espero te quedes con alguna técnica y se convierta pronto en un hábito, si tienes algún hábito que nos quieras compartir a los Contadores Públicos; deja tu comentario y lo publicaremos.

Saludos y quedo a la espera de tu comentario!

blank

Nuestra labor es compartir experiencia en el ámbito contable, fiscal y de seguridad social, con el fin de promover la Cultura Contable en México.

Esperamos les sea de utilidad la información aquí publicada.

Prohibida la reproducción parcial o total. Todos los derechos reservados. ContadorMx. El contenido del presente artículo no constituye una consulta particular y por lo tanto ContadorMx, sus miembros y/o sus autores, no asumen responsabilidad alguna de la interpretación o aplicación que el usuario le pueda dar. Este Blog no constituye una plataforma de consulta para los usuarios del mismo, por lo que, cualquier persona es libre de reflejar su opinión.

3 comentarios de “5 Herramientas para ser un Contador Público sin morir en el intento o de aburrimiento

Deja un comentario

Tu dirección de correo electrónico no será publicada. Los campos obligatorios están marcados con *

Suscribete y mantente actualizado!

Boletín gratuito con temas fiscales, contables y de seguridad social.

x