Por cuanto tiempo debo conservar la Contabilidad de la Empresa?

papelerareciclaje_thumb.jpgAutor: LCPCF y MI José de Jesús López Castellanos

Derivado de las operaciones que realizan las empresas es común que desean destruir su documentación contable con mas de cinco años de antigüedad, para liberar espacio en sus archivos, porque existe la idea generalizada de que ese es el plazo en el cual la autoridad puede ejercer sus facultades de comprobación fiscal y porque cuando leen las primeras líneas del tercer párrafo del artículo 30 del Código Fiscal de la Federación (CFF), se encuentran que deberán conservar la documentación durante un plazo de cinco años, contados a partir de la fecha en la que se presentaron o debieron haberse presentado las declaraciones con ellas relacionadas.

Plazo Sin embargo lo relatado en el proemio no es del todo exacto, ya que el texto del segundo y tercer párrafo del artículo 30 del CFF amerita un análisis mas detenido, al establecer que:

“Las personas que no estén obligadas a llevar contabilidad deberán conservar en su domicilio a disposición de las autoridades, toda documentación relacionada con el cumplimiento de las disposiciones fiscales.

La documentación a que se refiere el párrafo anterior de este artículo y la contabilidad, deberán conservarse durante un plazo de cinco años, contado a partir de la fecha en la que se presentaron o debieron haberse presentado las declaraciones con ellas relacionadas. Tratándose de la contabilidad y de la documentación correspondiente a actos cuyos efectos fiscales se prolonguen en el tiempo, el plazo de referencia comenzará a computarse a partir del día en el que se presente la declaración fiscal del último ejercicio en que se hayan producido dichos efectos. Cuando se trate de la documentación correspondiente a aquellos conceptos respecto de los cuales se hubiera promovido algún recurso o juicio, el plazo para conservarla se computará a partir de la fecha en la que quede firme la resolución que les ponga fin. Tratándose de las actas constitutivas de las personas morales, de los contratos de asociación en participación, de las actas en las que se haga constar el aumento o la disminución del capital social, la fusión o la escisión de sociedades, de las constancias que emitan o reciban las personas morales en los términos de la Ley del Impuesto sobre la Renta al distribuir dividendos o utilidades, de la información necesaria para determinar los ajustes a que se refieren los artículos 22 y 23 de la ley citada, así como de las declaraciones de pagos provisionales y del ejercicio, de las contribuciones federales, dicha documentación deberá conservarse por todo el tiempo en el que subsista la sociedad o contrato de que se trate.
…”

Por su parte tenemos que el Capítulo III del Código de Comercio (CC), establece la obligación para los comerciantes de mantener el sistema de contabilidad que mejor se adapte a las características particulares de su negocio, pero que en todo caso satisfaga los requisitos mínimos que el propio capitulo señala, precisando en los artículos 38 y 46 del propio ordenamiento que los comprobantes originales que amparen las operaciones efectuadas, así como los libros (actas, mayor y registro de accionistas), los registros y documentos del negocio deberán de conservarse por un plazo mínimo de 10 años, sin que esté prevista sanción alguno por su incumplimiento.

Ante ese escenario, los ordenamientos fiscales toman preeminencia, sobre el resto de los dispositivos legales, al prever los plazos para su conservación y los términos para su destrucción, previendo las sanciones aplicables por su incumplimiento tal y como se desprende del contenido de los artículos 83, 84, 85 y 86 del CFF.

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Contabilidad

Identificados los plazos para la conservación de la contabilidad y las sanciones aplicables por su incumplimiento, es indispensable definir el concepto de contabilidad desde el punto de vista fiscal y remitirnos al artículo 28 del CFF que establece en su fracción I que:

“La contabilidad, para efectos fiscales, se integra por los libros, sistemas y registros contables, papeles de trabajo, estados de cuenta, cuentas especiales, libros y registros sociales, control de inventarios y método de valuación, discos y cintas o cualquier otro medio procesable de almacenamiento de datos, los equipos o sistemas electrónicos de registro fiscal y sus respectivos registros, además de la documentación comprobatoria de los asientos respectivos, así como toda la documentación e información relacionada con el cumplimiento de las disposiciones fiscales, la que acredite sus ingresos y deducciones, y la que obliguen otras leyes; en el Reglamento de este Código se establecerá la documentación e información con la que se deberá dar cumplimiento a esta fracción, y los elementos adicionales que integran la contabilidad.
…”

De la lectura del texto en comento, tenemos que el concepto fiscal es mas amplio que la acepción contable tradicional, lo cual se aprecia con toda claridad del texto subrayado.

Consideraciones

En congruencia con las disposiciones fiscales, el plazo para su conservación, variaría de acuerdo al tipo de documentación de que se trate conforme a lo siguiente:

i. La que tiene efectos fiscales que se circunscriben a la declaración del año en que se contabilizan,

ii. La que tiene efectos fiscales que se prolongan en el tiempo, y

iii. La que debe conservarse por el tiempo en el que subsista la sociedad o contrato de que se trate.

Aplicando el plazo de conservación de cinco años, para a la documentación contable relacionada con sus ingresos acumulables y deducciones fiscales (facturas, reportes, nóminas, recibos de nómina, pólizas contables, estados de cuenta, conciliaciones bancarias, documentación administrativa, ordenes de producción, entradas de almacén, etc;).

Es caso de que la declaración se presente de manera extemporánea, el cómputo del plazo iniciaría a partir de la fecha de su presentación, o bien en el caso de complementarias, el plazo se reiniciaría a partir de su fecha por lo que corresponde a los rubros de ingresos y deducciones modificados.

En adición al plazo general de conservación de cinco años, tendríamos que los soportes documentales y contables, papeles de trabajo y declaraciones entre otros que acrediten el origen y procedencia de las pérdidas fiscales podría ampliarse incluso por diez años en el caso de que estas se amorticen al término de su vigencia.

Al respecto el quinto párrafo del artículo 30 del CFF, establece que no se está obligado a cumplir el plazo mencionado, ni a proporcionar la documentación solicitada por la autoridad, cuando con anterioridad haya ejercido facultades de comprobación en el ejercicio en el que se generaron las pérdidas de referencia. Por lo que es indispensable conservar el expediente con los oficios relativos a la revisión por el plazo en comento.

Por lo que respecta a la documentación relativa a la promoción de recursos o juicios, dicho plazo se prolongaría por el tiempo de su duración, toda vez que el computo de los cinco años, iniciaría sólo a partir de la fecha en que se emita la resolución de firmeza que ponga fin al procedimiento jurídico.

De manera similar, en el caso de depreciaciones y/o amortizaciones, la documentación a conservar consistiría en los libros mayores y auxiliares contables, papeles de trabajo para el cálculo de sus importes, pólizas de ingreso y egresos, estados de cuenta bancarios, facturas, pedimentos en caso de bienes de importación, etc; que acrediten de igual forma su origen y procedencia, por lo que atendiendo al último ejercicio en que se apliquen este tipo de deducciones se prolongaría el plazo general para su conservación, es decir que si el bien se deprecia en cuatro años como es el caso de los automóviles, el plazo se incrementaría a 9 años, en tanto que en el caso de edificios el plazo de conservación llegaría a 25 años.

La documentación que debe conservarse por el tiempo en el que subsista la sociedad o contrato de que se trate, serían las actas constitutivas de las personas morales, los contratos de asociación en participación, las actas en las que se haga constar el aumento o la disminución del capital social, la fusión o la escisión de sociedades, las constancias que emitan o reciban las personas morales en los términos de la Ley del Impuesto sobre la Renta al distribuir dividendos o utilidades, la información necesaria para determinar los ajustes a que se refieren los artículos 22 (ganancia en enajenación de acciones) y 23 (costo comprobado de adquisición de acciones cuando ya se calculo el costo promedio) de la ley citada y las declaraciones de pagos provisionales y del ejercicio de las contribuciones federales.

Particularidades

Debido a las características peculiares de los documentos que integran la contabilidad de las empresas, es conveniente hacer una breve recapitulación de los mismos precisando en su caso los plazos aplicables o incluso recomendables para su conservación como es el caso de:

Contabilidad

Desde que se presentaron o debieron presentarse las declaraciones del ejercicio respectivo; sin embargo se podría postergar hasta aquella en la que se hayan terminado de amortizar las pérdidas fiscales ocurridas, por lo que se sugiere analizar los resultados fiscales de cada ejercicio.

Documentación comprobatoria de inversiones

El plazo inicia con la presentación de la última declaración del ejercicio en que se concluya la deducción de dichas inversiones. En el supuesto de bienes enajenados, el plazo se computará a partir de la fecha de presentación de la declaración del ejercicio en que ocurrió su enajenación.

En virtud de que la documentación comprobatoria de las inversiones es el único medio eficaz para acreditar la legal propiedad de los bienes patrimonio de la empresa es recomendable que su conservación sobrepase a los términos fiscales y mercantiles establecidos en tanto sean de su propiedad.

Deducción inmediata

Los registros y documentación que amparan dichas deducciones deberán conservarse durante todo el tiempo que se tengan dichos bienes; sin embargo, en caso de que se enajene alguno de éstos, el plazo aplicable será el que se establece para la contabilidad del ejercicio en que se efectúo su deducción.

Libros sociales y declaraciones de impuestos

Independientemente de que hubiere concluido el plazo fiscal para la conservación de dichos documentos, es conveniente que se conserven por tiempo indefinido, ya que son elementos importantes en materia mercantil y fiscal.

Registro y Avisos

La conservación de aquellos documentos que acrediten la inscripción y/o registro y demás avisos ante las diferentes dependencias oficiales federales o estatales (SHCP, IMSS, INFONAVIT, SECOFI, SECRETARIA DE FIANANZAS DEL ESTADO, etc.,) es recomendable su conservación a través de archivos permanentes toda vez que son el único medio para demostrar la calidad contributiva de la empresa.

Dictámenes

Los dictámenes de estados financieros y las opiniones emitidas por los contadores públicos respecto del cumplimiento fiscal de la empresa es conveniente sean conservados en archivos permanentes, toda vez que la información contenida en los mismos es de importante valor probatorio sobre todo de aquella información que se posterga en el tiempo (cuenta de utilidad fiscal neta, cuenta de capital de aportación, pago de dividendos y/o reparto de utilidades, etc;).

Recurso o juicio

En estos casos el plazo para conservar la documentación inicia a partir de la fecha en que quede firme la resolución que les ponga fin al procedimiento jurídico.

Contabilidad para efectos del Código de Comercio

El Código de Comercio establece un plazo 10 años, por lo que consideramos pertinente que durante dicho periodo se conserven los contratos mercantiles, facturas, pagarés y cualquier otro documento que pudiera ayudar en caso de algún conflicto de carácter mercantil, sin embargo, no existe sanción alguna por el incumplimiento de esta norma.

Facultades de Comprobación

Si bien, el artículo 30 del CFF señala los plazos para conservar la contabilidad, es necesario observar los plazos de extinción de facultades de comprobación de las autoridades fiscales, establecidas en el artículo 67 de dicho Código (caducidad), que es de cinco años a partir de la fecha en que se presentó la declaración normal del ISR del ejercicio o de la fecha en la que se presente la última declaración complementaria (en este caso solo por lo que hace a los conceptos modificados en relación a la última declaración de esa misma contribución en el ejercicio).

No obstante el plazo general de cinco años señalado en el párrafo anterior, puede llegar a ser de hasta diez años, cuando se den algunos de los siguientes supuestos; cuando el contribuyente:

a) No se haya inscrito en el Registro Federal de Contribuyentes,

b) Cuando no lleve contabilidad o no la conserve durante el plazo de cinco años posteriores que establece el CFF,

c) Cuando no presente declaración anual del ejercicio, por cualquier motivo estando obligado a ello.

d) Cuando no presente en la declaración del ISR la información respecto del Impuesto al Valor Agregado (IVA) o del Impuesto Especial sobre la Producción y Servicios (IEPS) que se solicite en dicha declaración.

En los siguientes casos, el plazo de la caducidad se suspende: cuando se ejerzan las facultades de comprobación de las autoridades fiscales a que se refieren las fracciones II (visitas domiciliarias), III (revisión de gabinete) y IV (revisión de dictamen fiscal) del artículo 42 del CFF, (inicia con la notificación de su ejercicio de facultades y concluye cuando se notifique la resolución definitiva por parte de la autoridad fiscal o cuando concluya el plazo que establece el artículo 50 de este Código para emitirla; de no emitirse la resolución, se entenderá que no hubo suspensión).

Cuando se interponga algún recurso administrativo o juicio; o bien cuando las autoridades fiscales no puedan iniciar el ejercicio de sus facultades de comprobación en virtud de que el contribuyente hubiera desocupado su domicilio fiscal sin haber presentado el aviso de cambio correspondiente o cuando hubiere señalado de manera incorrecta su domicilio fiscal, en estos dos últimos supuestos, se reiniciará el cómputo del plazo de caducidad a partir de la fecha en la que se localice al contribuyente. En los casos de huelga, a partir de que se suspenda temporalmente el trabajo y hasta que termine la huelga y en el de fallecimiento del contribuyente, hasta en tanto se designe al representante legal de la sucesión.

Respecto de la sociedad que teniendo el carácter de controladora consolide su resultado fiscal en los términos de lo dispuesto por la Ley del Impuesto sobre la Renta, cuando las autoridades fiscales ejerzan sus facultades de comprobación respecto de alguna de las sociedades que tengan el carácter de controlada de dicha sociedad controladora.

En todo caso, el plazo de caducidad que se suspende con motivo del ejercicio de las facultades de comprobación, adicionado con el plazo por el que no se suspende dicha caducidad, no podrá exceder de diez años.

CONCLUSION

En circunstancias óptimas el plazo mínimo para conservar documentación que tiene efectos fiscales que se circunscriben a la declaración del año en que se contabilizan, es de cinco años para efectos fiscales, pero puede extenderse a diez años; en caso de documentación que tiene efectos fiscales que se prolongan en el tiempo, su plazo de conservación será hasta que se agoten sus efectos fiscales, que puede ser de veinte años en el caso de construcciones, mas cinco años adicionales a la fecha de la declaración normal o complementaria en que se agoten y en el peor de los escenarios, quince años después de que se agote su deducción fiscal, si ocurre en un año en que se reporte pérdida fiscal.

Finalmente, si se trata de documentación que debe conservarse por el tiempo en el que subsista la sociedad o contrato de que se trate, el plazo de su conservación es de diez años posteriores a la fecha en la que la sociedad se liquide.

Para mayor certeza jurídica para los contribuyentes, es conveniente que transcurridos los plazos a que se refiere este Artículo 67 del CFF, soliciten a la autoridad declare que se han extinguido su facultades de comprobación, respecto de la documentación de los años que sean de su interés confirmar.

Fuente: CCPG

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