La Factura Electronica obliga a validarlas, almacenarlas y contabilizarlas – Innovacion Contable

usb folderDesde enero de 2011, los contribuyentes con ingresos mayores a 4 millones de pesos deben utilizar de manera obligatoria la Factura Electrónica como esquema de comprobación fiscal; en tanto, el resto de los contribuyentes tienen la opción de adoptarlo paulatinamente.

De acuerdo con cifras del Servicio de Administración Tributaria (SAT), actualizadas al cierre de febrero de 2013, arriba de 822 mil contribuyentes ya factura electrónicamente en México, ya sea en el esquema de CFDI o CFD.

El ahorro de cerca de 40% en promedio comparado con el uso de papel (mensajería, personal, consumibles, entre otros aspectos), el aumento de liquidez y la optimización de procesos son algunos de los beneficios para quienes ya usan la Factura Electrónica.

No obstante, el uso de ésta debe ser un elemento para la innovación y toma de decisiones en una empresa. En ese sentido, los usuarios de la Factura Electrónica deben superar la etapa de sólo emisión y recepción de comprobantes digitales.

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En México, el uso y adopción de la Factura Electrónica alcanza 95% en las Empresas Grandes; 96% de la Mediana y 95% de la Pequeña. Su adopción, principalmente, ha sido para atender una disposición oficial; es decir, sólo emitir y recibir facturas electrónicas; no tanto como un elemento de innovación y mejora de procesos.

Cómo aprovechar y definir a la Factura Electrónica como un elemento de innovación en las empresas, mediante el manejo del archivo XML de este tipo de comprobantes:

  • 1. Gestión de XML: es importante almacenar y validar los comprobantes recibidos para facilitar la búsqueda e identificación de gastos e ingresos.
  • 2. Contabilización del XML: es importante relacionar los comprobantes recibidos con las pólizas contables para tener un control y clasificación de datos.
  • 3. Relacionar XML con declaraciones fiscales: al momento de pagar las facturas, es importante identificar el XML y esto ayudará a saber la parte deducible de IETU y el IVA que debe acreditarse.

En esas acciones es importante el uso de un software empresarial que, además de motivar la automatización del proceso de facturación en general, también es una herramienta que ayudará a la gestión de los archivos XML, así como a la generación de información que puede facilitar la toma de decisiones.

Desde el 2011 la obligatoriedad del manejo de facturas electrónicas está  incluida en la Reforma Miscelánea Fiscal y los usuarios de Factura Electrónica deben cumplir con:

  • a) Verificar la autenticidad de las facturas electrónica en cuanto su estructura, el sello, cadena original, así como el folio, serie y número  de aprobación por parte del SAT.
  • b) Almacenar durante 5 años en medios magnéticos, ópticos o de cualquier otra tecnología, en su formato electrónico XML.
  • c) Anexar los comprobantes fiscales digitales recibidos a las pólizas contable.

Es muy importante saber qué hacer con las facturas electrónicas: cómo validarlas, almacenarlas y contabilizarlas. El incumplimiento de esto implica sanciones que representan un impacto en el flujo de efectivo de las empresas, principalmente por el hecho de manejar facturas electrónicas apócrifas o que no cumplen con los requisitos de la autoridad.

Fuente: Blog Contpaqi 

1 comentario en «La Factura Electronica obliga a validarlas, almacenarlas y contabilizarlas – Innovacion Contable»

  1. Muy bueno el articulo promoviendo los procesos que se deben llevar a cabo para darle validez a las facturas electronicas, solo que desde mi punto de vista se comete un gran error al declarar «El ahorro de cerca de 40% en promedio comparado con el uso de papel» veamos:
    Todavia no he visto a nadie decir «no quiero factura de papel, solo mandamela al correo» cualquier gasto que se hace para una empresa se tiene que comprobar en que se ocupo ese dinero o cheque y con decir, «aqui esta el xml o el pdf» no basta necesitamos la factura impresa y por lo general las facturas ahora se imprimen en una hoja carta completa cuando antes podia ser en 1/4 de carta la excepcion y no mucho los tickets factura ¿ahorro en papel? ¿donde? y si ademas le sumamos el costo del timbrado que tampoco es tan barato ¿sigue el ahorro?.
    talvez este equivocado pero si valdria la pena investigar un poco mas el asunto antes de soltar textos como «ahorro de un 40%» y no lo digo por el autor del articulo ya que no entendi si es su apreciación o tomo el texto de la autoridad.
    Saludos

    Responder

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