ERP en México – Que es un ERP y sus procesos de Evaluación

PROCESO DE EVALUACION DE UN ERP
Autor: Benito Barragán Rangel

Los sistemas de planificación de recursos de la empresa (en inglés ERP, enterprise resource planning) son sistemas de gestión de información que integran y automatizan muchas de las prácticas de negocio asociadas con los aspectos operativos o productivos de una empresa.

Los sistemas ERP son sistemas integrales de gestión para la empresa. Se caracterizan por estar compuestos por diferentes partes integradas en una única aplicación. Estas partes son de diferente uso, por ejemplo: producción, ventas, compras, logística, contabilidad (de varios tipos), gestión de proyectos, GIS (sistema de información geográfica), inventarios y control de almacenes, pedidos, nóminas, etc. Sólo podemos definir un ERP como la integración de todas estas partes. Lo contrario sería como considerar un simple programa de facturación como un ERP por el simple hecho de que una empresa integre únicamente esa parte. Ésta es la diferencia fundamental entre un ERP y otra aplicación de gestión. El ERP integra todo lo necesario para el funcionamiento de los procesos de negocio de la empresa.

No podemos hablar de ERP en el momento que tan sólo se integra uno o una pequeña parte de los procesos de negocio. La propia definición de ERP indica la necesidad de "Disponibilidad de toda la información para todo el mundo todo el tiempo".

Los objetivos principales de los sistemas ERP son:

1. Optimización de los procesos empresariales.
2. Acceso a toda la información de forma confiable, precisa y oportuna (integridad de datos).
3. La posibilidad de compartir información entre todos los componentes de la organización.
4. Eliminación de datos y operaciones innecesarias de reingeniería.

El propósito fundamental de un ERP es otorgar apoyo a los clientes del negocio, tiempos rápidos de respuesta a sus problemas, así como un eficiente manejo de información que permita la toma oportuna de decisiones y disminución de los costos totales de operación

Una vez definido el ERP así como sus objetivos, ahora debemos hacer la práctica de que la empresa se haga las siguientes preguntas:

• ¿Esta la empresa dispuesta a invertir en un sistema ERP?
• ¿Esta la empresa dispuesta a cambiar procesos de trabajo para hacerla mas eficiente?
• ¿Se va a comprometer la dirección o consejo de administración a tomar medidas en base (no totalmente pero si tomar en cuenta), a la información del ERP?
• ¿Esta dispuesta la empresa a comprometer tiempo para la implementación del sistema?

Si la respuesta es un “SI” contundente, creo que la empresa esta preparada a comprometer recursos, tiempo y procesos de trabajo para adquirir un nuevo sistema ERP o bien por primera vez tener un sistema ERP, y si en algunas de estas preguntas tuvo dudas, mejor no cambie o estrene un ERP.

Una vez contestada en forma positiva las 4 preguntas anteriores, podemos seguir con el proceso de evaluación de un ERP para lo cual debemos tener en cuenta dos aspectos:

1. El sistema ERP a elegir
2. La empresa consultora que llevará el proceso de implantación

El sistema ERP a elegir

Existen un sin numero de ERPs que pueden ser elegidos, desde los mas conocidos (SAP, Oracle) hasta los menos conocidos incluso desarrollos a la medida convertidos por sus características a un ERP en esta fase la empresa interesada en el deberá elegir el tipo de ERP que se adapte a sus necesidades para lo cual deberá tomar en cuenta varios aspectos como los siguientes:

1. Necesidades de información (Para clientes, Directivos y Operativos)
Se recomienda una serie de reportes que se utilizan antes de la implantación del ERP, no importa que este reporte resulte de su “viejo Software” o que sea un reporte que se realice en forma manual, lo importante es tener clara cuales son las necesidades actuales de información, si no se toma en cuenta este punto, la empresa corre el riesgo de arrancar sin información clave para el buen funcionamiento, ocasionando desilusión entre los operarios del nuevo ERP.

Si tienen varios reportes que se utilizan regularmente recomiendo que los enlisten según el grado de utilidad que tengan y se cercioren que el nuevo sistema contará con estos reportes.

Puede suceder que en ocasiones debido a que con el nuevo sistema ya no se realizarán ciertos procesos, algunos reportes de los que hablamos ya no sean necesarios, bueno, la empresa deberá cerciorarse de esta situación. También debe evaluarse la forma en que se obtendrá la información, es decir, la información requerida se obtendrá mediante: Reportes, Vistas, Consultas o Algún otro medio

Así mismo en este punto la Dirección de la empresa, así como todos los usuarios de información deberán definir que otros informes requieran que el software actual no les proporcione y que efectivamente requieran. Cuando hablo de que “efectivamente requieran” es muy importante, cualquier información que requieran del ERP debe tener una finalidad clara y objetiva, en otras palabras es pedir lo que realmente se necesita.

2. Facilidad de operación del nuevo Software
Al momento de realizar este documento tuve la oportunidad de preguntar a algunos desarrolladores de Software ERP, y en la mayoría de los casos su demostración o platica de sus sistemas versaba solo sobre lo que el sistema podía hacer, pero no analizaban lo que iba a costar de trabajo operar el sistema, de aquí una recomendación particular: revise bien, con casos prácticos reales el trabajo que le costará a su personal adaptarse a su sistema ERP.

Tome en cuenta que mientras mas difícil de operar sea el sistema, la curva de aprendizaje puede ser mayor y por ende mayor costo.

3. Presupuesto para la adquisición del sistema
Es importante que la empresa tenga bien claro del presupuesto que cuenta para la adquisición del sistema, así como, para la contratación de la empresa consultora que llevará a cabo la implantación del sistema. Sería sumamente costoso quedarse a la mitad de la implementación de un nuevo ERP, es como si usted invierte en construir una casa, y a la mitad de la construcción se queda sin flujo… no podrá habitarla y sin embargo ya tiene importantes sumas de dinero invertidas, ¿sería un desperdicio verdad?

En cuanto al precio del ERP recomiendo que la empresa que pretenda adquirirlo analice todo tipo de ERP que existen en el mercado, actualmente se pueden encontrar ERP desde 250,000 pesos hasta millones de dólares.

Debe hacer un análisis de costo-beneficio, en ocasiones, un ERP puede ser ligeramente menos completo pero mucho más económico, y la diferencia de lo completo no necesariamente justifica la diferencia a pagar. Y por ultima recomendación, no se vaya por la marca del ERP, verifique la funcionalidad que realmente le dará el ERP que pretende adquirir.

4. ERP Vertical o Adaptado
Hoy en día existen un sinfín de Software de acuerdo a las necesidades de cada empresa, en ocasiones existen empresas que distribuyen diferentes tipos de software (ejemplo para hospitales, para hoteles, para empresas químicas etc), y otras que solo se ubican en un cierto segmento del mercado, ejemplo, empresas que solo venden SOFTWARE para hospitales, si esta pensando en ERP mi opinión es buscar primero en las empresas especializadas en un cierto segmento, ya que regularmente los consultores están mas preparados para sugerir o adaptar el sistema, sin embargo no descartaría buscar entre las empresas de ERP mas generales.

La empresa consultora que llevará el proceso de implantación

En este caso es importante conocer el equipo que llevará a cabo la implantación del sistema en la empresa y los perfiles de las personas que intervendrán. De ser posible verifique el prestigio y antecedentes de la empresa consultora. Es muy importante en este punto delimitar el alcance de la implantación del sistema
ERP, desde dos puntos de vista:

• Hasta donde tiene responsabilidad la empresa consultora en los problemas que puedan surgir.
• Hasta donde tiene responsabilidad la empresa que adquiera el ERP de los problemas que surjan.

Por favor no pierda de vista que en todos los casos la responsabilidad la tiene la empresa consultora, quizá una buena autocritica de nuestro personal o nuestros procesos puedan ayudar a sacar adelante los inconvenientes que puedan ir surgiendo.

Así como hablamos del presupuesto para la adquisición del sistema, también debemos considerar los gastos en que se incurrirá .

Conclusión
Llevar a cabo la adquisición e implantación de un ERP no es una tarea compleja ni difícil, pero si requiere asignación de tiempo y recursos para poder llevar a cabo el objetivo de implementación de un ERP. No se vaya necesariamente por los mas caro, los hay de todos los tipos, de todos los presupuestos, verifique el que mas aplica a su empresa, verifique la compatibilidad del mismo (un ingeniero en sistemas le puede apoyar mucho en este punto), y vea la forma como puede obtener asesoría posterior a la implementación.

Existen muchas paginas que hablan de la implantación de sistemas ERP, recomiendo que vea las paginas que principalmente consulté y que me sirvieron de base para desarrollar este articulo, de requerir mas información recomiendo que las consulte.

Y por ultimo, no descarte SOFTWARE que mediante módulos separados pueden irse integrando paulatinamente al funcionamiento de su empresa.

Fuentes:

CCPG
ucla.edu.ve
erp.com.mx

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